1989 wurde eine erste Inventarisierungsdatenbank mit dem System HIDA eingesetzt. Der Hauptbestand an digitalen Daten, der bis heute die Basis der Objektdatenbank bildet, stammt aus der Zeit zwischen 1992 und 1994.

Unter GOS wurde dann über Jahrzehnte hinweg ein umfassendes Sammlungsmanagementsystem aufgebaut. Metadaten und Digitalisate wurden schließlich nach GOSbyAPS migriert, dem an die Nutzung im BNM angepassten System APS. Dieses System findet in vielen großen Bildarchiven Verwendung. Darin werden nicht nur alle objektbezogenen Daten von allen damit befassten Abteilungen bearbeitet und alle Bilder verwaltet, sondern auch alle Prozesse im Lebenszyklus eines Objektes (z.B. Zugang, Leihe, Ausstellung, Restaurierung) unterstützt.

In unserer Online-Sammlung finden Sie aktuell einen Bestand an ausgewählten Objekten mit den zur Veröffentlichung bestimmten Informationen. Sie werden aus dem Sammlungsmanagementsystem extrahiert und in das Content Management System integriert. Die Recherche erfolgt über die Suchfunktion der Homepage oder direkt über die Sammlung Online. Der Bestand wird regelmäßig aktualisiert und sukzessive erweitert. Die Verbesserung der Suchfunktion und damit die Findbarkeit der Objekte gewährleistet die stetige Anreicherung der Daten mit Hilfe unseres Thesaurus.