1989 wurde eine erste Inventarisierungsdatenbank mit dem System HIDA eingesetzt. Der Hauptbestand an digitalen Daten, der bis heute die Basis der Objektdatenbank bildet, wurde zwischen 1992 bis 1994 geschaffen. Im Rahmen eines groß angelegten Digitalisierungsprojektes wurden die 145.000 Karteikarten der Standortkartei durch eine externe Firma erfasst und als Objektdatensätze in das zu diesem Zweck neu eingeführte Datenbanksystem GOS übernommen, worin auch die HIDA-Daten portiert wurden.

Unter GOS wurde dann über Jahrzehnte hinweg ein umfassendes Sammlungsmanagementsystem aufgebaut. Metadaten und Digitalisate wurden schließlich nach GOSbyAPS migriert, dem an die Nutzung im BNM angepassten System APS. Dieses System findet in vielen großen Bildarchiven Verwendung. Darin werden nicht nur alle objektbezogenen Daten von allen damit befassten Abteilungen bearbeitet und alle Bilder verwaltet, sondern auch alle Prozesse im Lebenszyklus eines Objektes (z.B. Zugang, Leihe, Ausstellung, Restaurierung) unterstützt.

In unserer Online-Sammlung finden Sie einen Bestand an ausgewählten Objekten mit den zur Veröffentlichung bestimmten Informationen. Sie werden aus dem Sammlungsmanagementsystem extrahiert und in das Content Management System integriert. So können die Objekte über die Suchfunktion des Content Management Systems recherchiert werden. Der Bestand wird regelmäßig aktualisiert und sukzessive erweitert. Auch die Technik im Hintergrund wird weiterentwickelt. Aktuell wird durch Anreicherung der Daten mit Hilfe unseres Thesaurus die Findbarkeit der Objekte verbessert.